تنظیم صورتجلسات

5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 امتیاز 5.00 (تعداد رای 2)

صورتجلسات شرکت بخصوص در مواقعی که به عنوان یک سند حقوقی باید تهیه شوند نیازمند رعایت مواردی قانونی هستند تا به عنوان یک سند حقوقی قابل پذیرش باشند. در شرکت های تجاری و موسسات غیر تجاری صوتجلسات هیئت مدیره و مجامع عمومی عادی و فوق العاده از جمله مواردی هستند که باید به اداره ثبت شرکت ها در هنگام اعلام تغییراتی در شرکت ارجاع داده شوند. به همین دلیل تنظیم صورتجلسات از مهم ترین فاکتورهای حقوقی شرکت ها محسوب می شوند.

صورتجلساتی باید در مواقعی که در خصوص موارد زیر تصمیم گیری نموده اند به اداره ثبت شرکت ها ارجاع داده شوند:

  • انتخاب مدیرعامل و یا مدیران جدید هیئت مدیره( تغییر و یا تمدید دوره مدیریت انها)
  • انتخاب و یا تمدید دوره بازرسین شرکت
  • انتخاب روزنامه کثیر الانتشار برای شرکت
  • تعیین نفرات جدید به عنوان دارندگان حق امضا در شرکت
  • افزایش و یا کاهش سرمایه
  • تصویب ترازنامه
  • انحلال شرکت و نحوه تصویه و مدیر یا مدیران تصویه
  • خروج و ورود سهامدار و یا شریک جدید با نقل و انتقال سهام و یا سهم الشرکه
  • تغییر آدرس شرکت
  • تغییر موضوع شرکت
  • تاسیس شعبه و یا نمایندگی
  • تبدیل شرکت به شخصیت حقوقی دیگر

حال هر یک از این تغییرات باید به دلایل حقوقی به اداره ثبت شرکت ها مطابق با تنظیم صورتجلسه ای اعلام شود. این تغییرات عموما با تصمیم مجمع عمومی فوق العاده و مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده انجام می شود ولی در صورت توافق و تنطیم اساسنامه و یا شرکتنامه می تواند این تصمیمات بر عهده هیئت مدیره هم گذاشته شود. بنابراین هر یک از مراجع که حق اعمال این تغییرات را داشته باشند باید مطابق با صورتجلسه ای که به ترتیب زیر تنظیم می شود این تغییرات را به اداره ثبت شرکت ها اعلام کنند. عدم تنظیم صحیح صورتجلسه مطابق با مفاد قانون باعث عدم پذیرش تغییرات و اعمال انها خواهد شد و تا زمانیکه این تغییرات در اداره ثبت شرکت ها وارد نشود تغییرات شرکت پذیرفته نخواهد بود و اگهی نمی تواند بشود.

  • نحوه تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
  • عنوان صورتجلسه را باید صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده نوشت
  • نام شرکت بصورت کامل به همراه نوع شخصیت حقوقی و شماره ثبت و شناسه ملی شرکت باید در صورتجلسه ذکر شود.
  • سرمایه ثبت شده شرکت باید قید شود.
  • در صورتجلسه باید مکان و زمان و تاریخ دقیق جلسه ذکر شود.
  • نفراتی که در جلسه حضور دارند باید تعدادشان به همراه نام انها( در صورتیکه تعداد انها محدود می باشد. در این صورت باید میزان سهام و یا سهم الشرکه انها هم ذکر شود) ذکر شود و در صورتیکه برای دعوت از انها از اگهی در روزنامه استفاده شده باید نام روزنامه ، مفاد دعوت نامه و تاریخ دعوت نیز در صورتجلسه ذکر شود. ( بهتر است یک نسخه کپی اگهی دعوت به صورتجلسه پیوست شود)
  • درج تصمیمات اتخاذ شده برای تغییرات قانونی که در صلاحیت مجمع باشد در متن صورتجلسه با اشاره به بند و مواد اساسنامه مربوط به موضوع تغییر یافته

به عنوان مثال اگر مجمع عمومی فوق العاده تصمیم دارد که سرمایه شرکت را افزایش دهد در متن صورتجلسه باید دقیقا میزان فعلی سرمایه مشخص شود و میزان افزایش سرمایه نیز تعیین شود. ضمنا باید نخوه افزایش سرمایه ، نحوه تادیه مبالغ ، نقدی و یا غیر نقدی بودن ، در صورت وجود تغییرات سهم الشرکه ای و سهامی  و ارزش اسمی انها  و همچنین مواد و لوایح قانونی مربوط به انها ذکر شود.

پس از اتمام نگارش متن باید همه اعضا مجمع ذیل صورتجلسه را امضا و به همراه سایر مدارک مورد نیاز برای اداره ثبت شرکت ها ارسال شود. این تغییرات منوط به ارائه درخواستی از سمت شرکت با امضا افراد صاحب امضا مجاز شرکت می باشد.

  • تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده
  • عنوان صورتجلسه باید صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه یا صورتجلسه مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده تعیین شود.
  • نام کامل شرکت به همراه شماره ثبت ، شناسه ملی شرکت و نوع حقوقی شرکت باید درج شود.
  • سرمایه ثبت شده شرکت باید درج شود.
  • محل تشکیل جلسه ، تاریخ ، ساعت، روز و تعداد نفرات حاضر در جلسه به همراه نام انها در صورت کم بودن تعداد نفرات و ارائه دعوت نامه در صورت اگهی کردن دعوت نامه با اشاره به مفاد و تاریخ نشر در روزنامه . پیوست کپی روزنامه دعوت هم امکانپذیر می باشد که باید در متن صورتجلسه دقیقا با ذکر تاریخ و روز و نام روزنامه به موضوع پیوست اشاره شود.
  • در صورتیکه شرکت سهامی بود تعیین اعضا هیئت رئیسه
  • نوشتن تصمیمات اتخاذ شده در جلسه پیرامون مواردی همچون:
    • تعیین اعضا هیئت مدیره با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت انها و همچنین اصلی و علی البدل بودن انها به همراه نشانی محل زندگی انها
    • تعیین بازرسین شرکت و اصلی و علی البدل بودن انها و نام و نام خانوادگی انها
    • تعیین روزنامه کثیرالانتشار برای اگهی های شرکت به همراه نشانی سکونت انها
    • تصویب ترازنامه سود و زیان با ذکر سال مالی
    • تعیین وکیل حقوقی برای شرکت با ذکر نام و نام خانوادگی ، شماره وکالت و اعلام صلاحیت او برای امضا ذیل اسناد

این صورتجلسه پس از تکمیل و نگارش همه بند ها با پیوست سایر مدارک مورد نیاز  و با درخواست خود هیئت رئیسه برای اعمال تغییرات به اداره ثبت شرکت ها ارجاع داده می شود.

  • تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره

پس از انتخاب اعضا هیئت مدیره این مدیران می توانند برای اعمال تصمیماتی در حیطه اختیارات خود اقدام نمایند. بعضا تصمیمات هیئت مدیره نیازمند طرح در مجامع شرکت می باشد که در این صورت پس از تنظیم صورتجلسه این هیئت و تشکیل جلسه مجمع باید صورتجلسه هیئت مدیره ضمیمه مدارک صورتجلسات مجمع شده و به اداره ثبت شرکت ها ارجاع داده شود. در غیر اینصورت هیئت مدیره در موضوعاتی که می تواند ورود پیدا کرده و تغییراتی را با مجوز مجمع عمومی فوق العاده و مطابق با مندرجات اساسنامه اعمال نماید مجاز است تصمیمات لازم را اتخاذ و در صورتجلسه ای به همراه سایر مدارک برای اداره ثبت شرکت ها ارسال نماید. در این صورتجلسه باید موارد زیر در نظر گرفته شود:

  • عنوان صورتجلسه باید صورتجلسه هیئت مدیره تعیین شود
  • نام کامل شرکت به همراه شماره ثبت، شناسه ملی و شخصیت حقوقی شرکت باید در صورتجلسه قید شود
  • محل دقیق تشکیل جلسه به همراه زمان و تاریخ دقیق و ساعت شروع و پایان جلسه با ذکر تعداد نفرات حاضر و غایب در جلسه و ذکر نام انها در صورتجلسه مشخص شود. چنانچه برای دعوت از این اعضا اگهی در روزنامه شده باشد باید نام روزنامه به همراه روز و تاریخ انتشار و مفاد ان در صورتجلسه قید و یا به صورتجلسه با اشاره به ان پیوست شود.
  • در صورتجلسه هیئت مدیره باید نام و نام خانوادگی مدیران و سمت انها ذکر شود
  • در صورتجلسه هیئت مدیره باید نام دارندگان حق امضا مجاز شرکت به همراه حدود اختیارات و مجاز بودن امضا وی مشخص شوند.

در پایان با ذکر نام نفرات غایب در هیئت مدیره باید این صورتجلسه را همه اعضا امضا و به همراه سایر مدارک برای اعمال تغییرات به اداره ثبت شرکت ها با درخواست خود هیئت مدیره و یا مدیر عامل ارجاع دهند.

در نظر داشته باشید که اعمال تغییرات شرکت به تنهایی با یک درخواست و خود موضوع صورتجلسه شدنی نیست و باید الزاما مدارک و مستندات لازم برای اعمال تغییرات به همراه صورتجلسات ارسال شود.

مدارک مورد نظر برای ارسال صورتجلسات به اداره ثبت شرکت ها عبارتند از:

  • صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده، عادی سالیانه ، عادی به طور فوق العاده و یا هیئت مدیره
  • ارائه لیست کلیه سهامداران در شرکت های سهامی و شرکا در شرکت های اشخاص
  • آگهی روزنامه رسمی و کثیرالانتشار
  • اصل آگهی دعوت و به همراه روزنامه و مفاد آن از اعضا
  • گواهی عدم وصول دادخواست اعتراض برای برخی از موضوعات مانند کاهش سرمایه از مراجع قضایی
  • مفاصا حساب مالیاتی شرکت برای برخی از تصمیمات مانند نقل و انتقال سهام
  • مدارک شرکا و یا سهامداران برای موضوعاتی همچون انتقال سهام و یا ورود شریک جدید به شرکت
  • مجوز برای تغییر موضوع شرکت در صورت مجوزی بودن
  • آخرین روزنامه رسمی برای موضوعاتی همچون تغییر ادرس شرکت
  • کپی اساسنامه و یا شرکتنامه شرکت
  • و...

در صورتیکه موضوع مورد نیاز برای اعمال تغییرات نیازمند ارائه مستندات دیگری باشد باید به همراه مدارک فوق الذکر به اداره ثبت شرکت ها ارائه شود.

تنظیم صورتجلسات به دلیل شرایط قانونی و اهمیت بسیار زیادی که دارد بهتر است توسط متخصصین موسسه حقوقی ویونا برای شما انجام شود تا از اعمال تغییرات با شرایط خودتان خیالتان اسوده باشد. به متخصصین ما اعتماد کنید و وظیفه اعمال تغییرات و تنظیم صورتجلسات خود را به ما در موسسه حقوقی ویونا واگذار کنید.